Rechnungskorrektur

Definition der Rechnungskorrektur
und wann sie notwendig wird

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Selbst wer sich in der Buchhaltung die größte Mühe gibt, kann ab und zu mal einen Fehler machen. Wurde beispielsweise eine fehlerhafte Rechnung erstellt, hat der Kunde per Definition das Recht auf eine Rechnungskorrektur. Doch welche Vorschriften gelten dafür, und wann muss eine Rechnung überhaupt auf welche Weise und von wem geändert werden?

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass nicht bei jedem Rechtschreibfehler eine Rechnungskorrektur fällig ist. Ist der Sinn der Rechnung noch eindeutig erkennbar, muss sie nicht berichtigt werden, denn kleine Tippfehler haben zum Beispiel nicht zur Folge, dass die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht verrechnet werden kann. Anders sieht es aus, wenn beispielsweise Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UstG. fehlen oder nicht korrekt sind – wenn also etwa das Rechnungsdatum oder die Liefermenge falsch angegeben wurde. In solchen Fällen ist es schon im eigenen Interesse Pflicht, die Rechnung zu korrigieren. Je nach Status der Verbuchung gibt es dafür zwei verschiedene Möglichkeiten.

Müssen noch nicht verbuchte Rechnungen noch einmal gestellt werden?

Wenn die Rechnung vom Empfänger noch nicht bezahlt wurde, kann problemlos eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer geschrieben oder ein Berichtigungsdokument erstellt werden. In einem solchen können fehlerhafte Angaben unter Verweis auf Rechnungsnummer und -Datum der Originalrechnung berichtigt und per Unterschrift beglaubigt werden. Der Rechnungssteller sollte selbstverständlich nochmals Namen und Adresse angeben und auf jeden Fall eine Kopie seiner Berichtigung anfertigen und sie gemeinsam mit der Originalrechnung ablegen.

Wie wird die Korrektur der Rechnung richtig vorgenommen?

Ist die Rechnung allerdings bereits verbucht worden, stellt sich die Frage: Wie wird die notwendige Korrektur ordnungsgemäß und richtig vorgenommen? Zunächst ist die verbuchte Originalrechnung zu stornieren, indem man eine Rechnungskorrektur mit einem negativen Rechnungsbetrag schreibt. Damit diese dem ursprünglichen Dokument zweifelsfrei zugeordnet werden kann, muss sie auf Rechnungsnummer und -datum der Originalrechnung verweisen. Im Anschluss kann dann eine neue Rechnung inklusive neuer Rechnungsnummer erstellt und an den Kunden geschickt werden. Damit verliert die Ursprungsrechnung ihre Gültigkeit. Wichtig ist außerdem, dass diese zweite Rechnung eine kaufmännische Gutschrift darstellt, die als solche erkennbar sein und daher folgendermaßen betitelt werden sollte:
  • Korrekturrechnung
  • Rechnungskorrektur
  • oder Stornorechnung.

Wer darf eine Rechnungskorrektur vornehmen?

Natürlich ist die Frage „Wer darf eine Rechnungskorrektur überhaupt vornehmen?“ ebenfalls einer Betrachtung wert. Damit die Korrektur vom Finanzamt akzeptiert wird, muss die Rechnung immer der Leistungserbringer berichtigen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass eine Korrektur durch den Kunden nicht zulässig ist – selbst wenn der Leistungserbringer zustimmt, dass der Empfänger ihm mit seiner Kenntnis diese Arbeit abnimmt.