Die Definition der Ausgangsrechnung ist im Prinzip bereits in ihrem Namen enthalten, denn es handelt sich um eine Rechnung, die aus dem Unternehmen heraus an den Kunden geht. Ausgangsrechnungen werden von Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen erstellt, nachdem der Kunde die Waren erhalten oder die Leistung beansprucht hat. War das noch nicht der Fall, so kann der Erbringer der Leistungen mit der Ausgangsrechnung auch in Vorkasse gehen. Das ist insoweit von großer Bedeutung, weil Ausgangsrechnungen die unternehmerischen Einnahmen generieren. Unternehmen stellen mit ihnen eine Forderung, die der Kunde begleicht, indem er die Ausgangsrechnung bezahlt. In der Buchhaltung und der Bilanz werden Ausgangsrechnungen daher als Debitoren oder Forderungen erfasst.
Notwendige Bestandteile der Ausgangsrechnung
Damit eine Ausgangsrechnung rechtskräftig wird, muss sie bestimmte Inhalte und Pflichtangaben enthalten. Notwendige Bestandteile jeder Ausgangsrechnung sind:
- Name und Anschrift des Kunden
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware oder der Leistung, die der Kunde erhalten hat
- eventuell Bezeichnung des Auftrages
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
- Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Zahlungsfrist
- sowie die Bankverbindung des Rechnungsstellers.
Was die Abschlagsrechnung als Form der Ausgangsrechnung auszeichnet
Die Abschlagsrechnung stellt als Teilzahlungsforderung eine besondere Form der Ausgangsrechnung dar. Vor allem bei großen Projekten wie beispielsweise Bauvorhaben, die zwangsläufig in bestimmten Stufen fertiggestellt werden, kommen Abschlagsrechnungen zur Anwendung. Sie müssen jeweils den Projektnamen und den Abschlagsbetrag als Netto-Rechnungsbetrag enthalten – und eine Angabe darüber, um die wievielte Abschlagsrechnung es sich handelt. Auch der Gesamtbetrag aller bisher erbrachten Leistungen muss in der Teilrechnung angegeben werden, und genauso, wie viel davon schon bezahlt wurde und wie viel diesmal zu bezahlen ist. In einer Schlussrechnung schließlich muss der Gesamtrechnungsbetrag für das Projekt ebenso angegeben werden wie die vom Kunden schon bezahlten Abschläge. Schlussrechnung und Abschlagsrechnungen müssen darüber hinaus alle Angaben enthalten, die auch für herkömmliche Ausgangsrechnungen erforderlich sind.
Die Bedeutung der Ausgangsrechnung in der Buchhaltung
Die Ausgangsrechnung dient in der Buchhaltung als Basis für die Überwachung des Zahlungsverkehrs und wird im Rechnungsausgangsjournal erfasst. Dort wird auch verzeichnet, wann die Zahlung der Rechnung eingeht. Geschieht dies nicht fristgerecht, so ist mit den entsprechenden Einträgen die Grundlage für das Mahnwesen geschaffen. Auf einer allgemeineren Ebene ist aber auch festzuhalten, dass anhand der Gesamtheit aller Ausgangsrechnungen der Umsatz des Unternehmens ermittelt wird.
